ChatGPT zakelijk gebruiken: waar het ophoudt en een AI-agent begint

Bijna elk bedrijf dat we spreken gebruikt ChatGPT al. Iemand schrijft er offertes mee, iemand anders vat er notulen mee samen, en de eigenaar heeft het een keer een marketingplan laten maken. Dat is een goed begin. De vraag die daarna komt is meestal: kan dit niet gewoon zelf het werk doen?

Soms wel, vaak niet. Hieronder waar ChatGPT goed in is, waar het ophoudt, en wanneer je beter een AI-agent laat bouwen die in je eigen systemen werkt.

Waar ChatGPT in je bedrijf goed in is

Alles waarbij een medewerker achter het scherm zit en het resultaat zelf nakijkt:

• Een eerste versie van een mail, offerte of vacaturetekst.
• Lange documenten samenvatten, zoals een contract of een aanbesteding.
• Een lastige klantmail herschrijven zodat hij vriendelijker klinkt.
• Een Excel-formule of een stukje code laten uitleggen.
• Brainstormen over een campagne of een productnaam.

De winst is echt. Een mail die een kwartier kostte, kost er nu vijf minuten. Maar het blijft werk dat een mens nakijkt voordat het de deur uitgaat.

Waar het ophoudt

Het doet niets als jij er niet bij zit

ChatGPT wacht op jouw vraag. Het beantwoordt geen WhatsApp-bericht dat om half twaalf 's avonds binnenkomt, het belt geen lead terug en het merkt niet dat een factuur al drie weken openstaat. Voor werk dat moet doorlopen zonder jou, heb je iets nodig dat aan je systemen gekoppeld is.

Het kent je bedrijf niet

Het model weet niet welke tijden er vrij zijn in je agenda, welke prijs je deze klant vorig jaar gaf of welke afspraken er in je CRM staan. Je kunt dat er elke keer in plakken, maar dan ben jij de koppeling.

Het verzint dingen die echt lijken

Een taalmodel geeft het meest waarschijnlijke antwoord, niet per se het juiste. Wij merkten dat bij het uitschrijven van spraakberichten: een klein spraakmodel maakte van een kort bericht van een paar seconden nette, goedlopende zinnen die nooit gezegd waren. Met een groter model en de taal vooraf ingesteld was het opgelost. Zo'n fout zie je pas als je het naast de bron legt. Elk getal, elke bron en elke toezegging in werk dat naar buiten gaat, moet dus terug te voeren zijn op iets echts.

Wat er met je gegevens gebeurt

Plak geen klantgegevens, medische informatie of wachtwoorden in een gratis account. Bij de zakelijke abonnementen van de grote aanbieders worden je gesprekken standaard niet gebruikt om het model te trainen, maar lees de voorwaarden van jouw abonnement na en spreek in je team af wat er wel en niet in mag.

Spreek in je team af hoe je het gebruikt

De grootste winst met ChatGPT haal je niet uit een betere tool, maar uit een paar afspraken. Wij raden er drie aan. Leg vast welke gegevens er nooit in gaan, bijvoorbeeld namen van klanten, bedragen uit contracten en alles wat over gezondheid gaat. Bewaar de vragen die goed werken op een gedeelde plek, zodat niet iedereen opnieuw het wiel uitvindt. En spreek af dat niets wat door AI geschreven is naar een klant gaat zonder dat iemand het gelezen heeft.

Dat laatste klinkt vanzelfsprekend. In de praktijk verslapt het na een paar weken waarin alles goed ging, en dan staat er een keer een verkeerde prijs of een verzonnen voorwaarde in een mail. Maak het nalezen daarom een vaste stap en geen gewoonte van één persoon.

Wat een AI-agent anders doet

Een AI-agent gebruikt hetzelfde soort taalmodel, maar zit niet in een browservenster. Hij is gekoppeld aan je systemen en mag daar binnen vaste grenzen dingen doen. Een paar voorbeelden van wat we bouwen:

• Een WhatsApp-assistent bij een kliniek die vragen over behandelingen beantwoordt en een afspraak inboekt in het afsprakensysteem. De afspraak telt pas als dat systeem hem bevestigt; daarvoor zegt de assistent niets toe.
• Een telefoonassistent die opneemt als niemand kan, de vraag noteert en een samenvatting in het CRM zet.
• Een lead-opvolging die een nieuwe aanvraag binnen een minuut beantwoordt en de details naar het team stuurt.

Het verschil met ChatGPT zit in drie dingen: de agent start zelf als er iets binnenkomt, hij werkt met jouw echte gegevens, en er zitten vaste regels omheen die bepalen wat hij wel en niet mag. Lukt iets niet, dan gaat het gesprek naar een mens. Meer achtergrond staat in wat is een AI-agent.

Hoe je bepaalt wat je nodig hebt

Loop je week door en schrijf de taken op die terugkomen. Zet bij elke taak twee vragen:

1. Moet dit gebeuren als er niemand achter het scherm zit?
2. Heeft het gegevens nodig uit je agenda, CRM, boekhouding of mail?

Twee keer nee: blijf het met ChatGPT doen en leer je team er goede vragen in te stellen. Eén keer ja: dan wordt een agent interessant. Twee keer ja: daar zit meestal de meeste tijd, en daar levert een agent het snelst iets op.

Een veelgemaakte tussenstap

Een stap die we vaak tegenkomen: eerst zelf een koppeling maken met een automatiseringstool en een ChatGPT-sleutel. Dat kan, en voor een eenvoudige stap werkt het prima. Het wordt lastig zodra er uitzonderingen komen: een klant die twee vragen in één bericht stelt, een afspraak die verzet moet worden, een bericht in het Engels. Elke uitzondering is een nieuwe regel, en na een paar maanden weet niemand meer welke regel wat doet. Als je daar zit, is het tijd om het opnieuw en overzichtelijk op te zetten.

Waar je begint

Gebruik ChatGPT voor het werk waar je zelf bij zit. Kies voor één taak die 's avonds, in het weekend of tijdens drukte blijft liggen, en laat daar een agent voor bouwen. Wij doen dat in een gesprek van een half uur, bouwen daarna één afgebakend stuk en laten je dat twee weken gratis gebruiken. Kijk bij AI-agents laten bouwen of AI voor het MKB als je eerst meer wilt lezen.

Veelgestelde vragen

Verder lezen: AI-agents laten bouwen · AI voor het MKB · terug naar de kennisbank