01 — AI-receptionist

AI-receptionist en AI-telefonist voor je bedrijf

Kort antwoord

Een AI-receptionist neemt je telefoon op als niemand dat kan. Hij beantwoordt vragen in gewoon Nederlands, plant afspraken in je agenda, verbindt door naar een collega of zet een terugbelverzoek klaar met naam en vraag. Je houdt je eigen nummer. Link AI bouwt hem voor het MKB en zet hem meestal binnen een tot twee weken live.

De telefoon gaat precies als je met een klant bezig bent. Wie dan de voicemail krijgt, belt vaak de volgende op de lijst. Een AI-receptionist neemt op, helpt de beller verder en zorgt dat jij weet wie er belde en waarom.

Wat een AI-receptionist voor je doet

Opnemen en de vraag afhandelen

Openingstijden, adres, beschikbaarheid, hoe het werkt: de receptionist kent je informatie en geeft meteen antwoord.

Afspraken inplannen

Hij kijkt welke momenten vrij zijn, stelt tijden voor en zet de afspraak tijdens het gesprek in je agenda.

Doorverbinden

Wil de beller iemand spreken of is het dringend, dan verbindt hij door naar jou of een collega.

Berichten aannemen

Lukt doorverbinden niet, dan krijg je een korte samenvatting met naam, vraag en terugbelnummer.

AI-receptionist, AI-telefonist of AI voice agent?

Het zijn drie namen voor dezelfde techniek. Een AI voice agent is een AI die telefoongesprekken voert in natuurlijke taal. Zet je hem aan de voordeur van je bedrijf, om op te nemen, door te verbinden en berichten aan te nemen, dan noemen we hem een AI-receptionist of AI-telefonist. Hoe de techniek werkt en hoe natuurlijk hij klinkt, lees je bij de AI voice agent.

Het verschil met een keuzemenu is dat de beller gewoon zegt wat hij wil. Geen "toets 1 voor", maar een vraag in zijn eigen woorden en een antwoord dat erop past.

Werkt met je eigen telefoonnummer

Je hoeft geen nieuw nummer te nemen. Je schakelt je bestaande nummer door naar de receptionist en kiest zelf wanneer:

alleen als je niet opneemt, zodat je zelf de eerste kans houdt;
buiten kantooruren, in de avond en in het weekend;
altijd, met doorverbinden naar je team als het nodig is.

Bellers bellen het nummer dat ze al kennen. Afspraken komen in de agenda die je al gebruikt. Google- en Outlook-agenda koppelen we altijd, andere systemen met een open koppeling sluiten we direct aan.

Wat hij niet zelf doet

We leggen vooraf vast waar de grens ligt. Klachten, geld terugbetalen, medische of juridische vragen en bellers die boos of verdrietig klinken gaan altijd naar een mens. De receptionist zegt aan het begin van het gesprek dat de beller met een AI-assistent praat. Dat is eerlijk, en volgens de Europese AI-verordening ook verplicht.

Waar we persoonsgegevens verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst. De receptionist krijgt alleen toegang tot wat hij voor zijn taak nodig heeft.

Voor wie een AI-receptionist werkt

Voor elk bedrijf waar de telefoon belangrijk is en niet altijd iemand kan opnemen. Denk aan klinieken en praktijken waar de balie ook de wachtkamer heeft, aan installateurs en monteurs die op locatie werken, aan makelaars die bij een bezichtiging staan en aan dienstverleners die in gesprek zijn met een klant.

Per branche werkt het net anders. Lees hoe het gaat voor makelaars en uitzendbureaus. Appen je klanten liever, dan vangt de WhatsApp AI-chatbot ze op. Een chatbot voor je website laten maken kan ook: zie chatbot laten maken.

Veelgestelde vragen

Wat is een AI-receptionist?

Een AI-receptionist is een telefoonassistent die je inkomende oproepen aanneemt, vragen beantwoordt, afspraken inplant en doorverbindt. Hij praat in gewone taal, zodat de beller zijn vraag in eigen woorden kan stellen.

Wat is het verschil tussen een AI-receptionist en een AI-telefonist?

Er is geen verschil. Beide namen worden gebruikt voor een AI die de telefoon van je bedrijf opneemt. De techniek erachter heet een AI voice agent.

Kan ik mijn eigen telefoonnummer houden?

Ja. Je schakelt je bestaande nummer door naar de AI-receptionist, bijvoorbeeld alleen als je niet opneemt of buiten kantooruren. Bellers bellen gewoon het nummer dat ze al kennen.

Merkt de beller dat hij met een AI praat?

Ja, want de receptionist zegt het aan het begin van het gesprek. Dat is eerlijk en volgens de Europese AI-verordening verplicht. Wie liever een mens spreekt, wordt doorverbonden of teruggebeld.

Hoe snel staat een AI-receptionist live?

Meestal binnen een tot twee weken. Telefonie duurt langer dan een chatbot, omdat de nummers en doorschakelingen goed moeten staan. We testen samen een aantal voorbeeldgesprekken voordat hij oproepen aanneemt.

Wat kost een AI-receptionist?

Je probeert hem eerst twee weken gratis. Daarna betaal je een vast bedrag per maand, waar het onderhoud bij in zit. Het bedrag hangt af van het aantal gesprekken en de koppelingen en hoor je na een kort kennismakingsgesprek.

08 — Contact

plan een gesprek_

Boek 30 minuten. We kijken hoeveel oproepen je nu mist en laten horen hoe een AI-receptionist voor jouw bedrijf klinkt. Ook als je ons nooit inhuurt.

Vraag je gratis 2-weken demo aan